Diese Übersicht befreit Dich von zu viel Papier

Es ist wieder so weit. Jede Menge Menschen wühlen sich durch ihre Papierberge. Die Jahresbescheinigungen von Versicherungen und Banken, Spendenquittungen und so einige andere Papiere flattern gerade in unsere Briefkästen.

Du ahnst es schon? Genau. Die Zeit ist reif für die Erstellung Deiner Steuererklärung. Und damit ist auch der Kampf gegen den Papierkram eröffnet. Zumindest für viele Menschen, die mit ihren Unterlagen auf Kriegsfuß stehen.

Der papierlose Haushalt ist wohl noch schwieriger zu bewerkstelligen als das papierlose Büro. Die Verwaltung und Aufbewahrung von Unterlagen aller Art stellen uns immer wieder vor die Frage: Muss ich das aufbewahren oder kann das weg? Die einen sind radikal und schmeißen einfach alles weg (wovon ich abrate), andere sind vorsichtiger und bewahren die Unterlagen lieber etwas länger auf, um keine wichtigen Dokumente zu verlieren.

Das Geheimnis liegt in den Aufbewahrungsfristen

Für viele Unterlagen gelten Aufbewahrungsfristen, die es Dir erleichtern, Entscheidungen zu treffen. Um mehr Klarheit in den Papierdschungel zu bringen und Dir bei der Ausdünnung Deiner Ordner zu helfen, habe ich die wichtigsten empfohlenen Aufbewahrungsfristen für Dich zusammengetragen.

Aufbewahrungsfristen für Deine privaten Unterlagen

Arbeitsverträge und Gehaltsunterlagen solltest Du aufbewahren, bis Dein Rentenanspruch geklärt und von der Rentenversicherung schriftlich bestätigt ist. Dazu zählen auch Kündigungsschreiben und Sozialversicherungsnachweise. Also im Zweifel bis zur Rente aufbewahren oder einfach das Rentenkonto vorher einmal klären lassen.

Kontoauszüge und Bankbelege dienen auch als Zahlungsnachweise und sollten daher 4 Jahre aufbewahrt werden.

Bankunterlagen wie Dokumente zu Finanz- und Vorsorgeprodukten (z.B. Tagesgeld, Lebensversicherung oder Sparplan) und Kreditverträge müssen über die gesamte Laufzeit aufbewahrt werden.

Dokumente zu Versicherungen sollten für die gesamte Laufzeit der jeweiligen Versicherungspolice aufbewahrt werden. Dazu zählen Verträge und Policen, Änderungen, Statusberichte und Schriftwechsel. Bei steuerrelevanten Unterlagen bitte entsprechend die Frist für Steuerunterlagen berücksichtigen.

Steuerunterlagen unterliegen keiner festgeschriebenen Aufbewahrungsfrist. Das Finanzamt kann jedoch 10 Jahre rückwirkend Belege zu einer Erklärung anfordern. Weiterhin kann es passieren, dass man für staatliche Anträge, wie beispielsweise Pflegegeldangelegenheiten, 10 Jahre rückwirkend die Unterlagen benötigt. Im Zweifelsfall bitte unbedingt Deinen Steuerberater befragen.

Kaufverträge, -belege und Quittungen sollten aufgrund der Gewährleistungsfrist 2 Jahre aufbewahrt werden (Bei einer längeren Garantie den Beleg entsprechend länger aufbewahren). Bei Anschaffungen, die im Zusammenhang mit der Hausratsversicherung relevant sind (zum Beispiel Schmuck, Möbel, Elektronik), sollte man die Belege gut verwahren. Hier gilt allerdings auch: Wenn es den angeschafften Gegenstand nicht mehr gibt, dann kann natürlich auch der Beleg weg.

Rechnungen verjähren im Regelfall nach 2 Jahren, außer Handwerkerrechnungen! Diese bitte mindestens 5 Jahre aufbewahren. Dies entspricht der Gewährleistungsfrist für Handwerksleistungen.

Alte Mietverträge und die dazugehörenden Übergabeprotokolle und Kautionsnachweise sollten auch nach Beendigung des Mietverhältnisses 3 Jahre aufbewahrt werden.

Gerichtsurteile und Mahnbescheide solltest Du tatsächlich 30 Jahre lang aufbewahren.

Lebenslänglich gilt für folgende Unterlagen:

·        Standesamtliche Urkunden wie Geburts- und Heiratsurkunden, ebenso Sterbeurkunden von Angehörigen

·        Notarielle Urkunden

·        Ärztliche Unterlagen wie Gutachten und Röntgenbilder

·        Schul- und Hochschulzeugnisse

·        Nachweise über Berufsabschlüsse

Nach der Steuererklärung ist vor der Steuererklärung

Mein Tipp zum Schluss. Check doch mal, ob Du künftig Papier vermeiden kannst, indem Du Rechnungen elektronisch anforderst und auch elektronisch ablegst. Telefonrechnungen, Strom- und Gasrechnungen zum Beispiel.

Es wird Dir erheblich leichter fallen, Deine Unterlagen für die nächste Steuererklärung zusammenzutragen, wenn Du Dich nicht mehr durch alte Papiere wühlen musst, die Du eigentlich gar nicht mehr brauchst.

In diesem Sinne. Viel Spaß beim Schreddern!